什麼是工作分析？概念、如何進行、目的和要素

我們解釋什麼是工作分析、它是如何進行的以及它的目的。此外，還有職位說明的要素。

職位分析使我們能夠知道哪種個人資料最適合擔任某個職位。

什麼是工作分析？

工作分析是一個收集有關工作職位的任務、職責、所需技能和預期結果的資訊的過程，以便了解哪種個人資料最適合擔任該職位。

這個過程涉及收集盡可能多的數據以做出完整的工作描述。負責進行分析的是組織的人力資源部門或專業分析師，以及整個機構的持續參與。

一旦分析資訊得到處理，人力資源部門就可以執行以下階段，包括發布求職資訊、在收到的錄用通知中進行選擇、面試最合適的人以及選擇最合適的候選人。

另請參閱：人力資源管理

工作分析何時進行？

當組織內需要填補某個職位（可能是組織圖中現有的職位，也可能是新的職位），或需要提高現有員工的水平時，就會進行職位分析。

對於任何機構來說，這都是一個基本流程，儘管有些機構並未認識到其重要性，而是選擇其他不太精確的方法來選拔和僱用員工。

此外，組織中還有其他情況需要進行工作分析，例如：

• 當你決定成立一個組織。

• 當機構創造新的就業機會時。

• 當由於新的區域分配而修改工作時。

• 當需要更新組織的薪酬制度時。

• 當不滿意的員工人數佔大多數或出現集體投訴時。

• 當組織的生產力和績效未達到預期目標。

工作分析有什麼用？

工作分析可以在衝突情況妨礙工作之前發現它們。

工作分析有幾個好處：

• 更了解每個員工和每個領域所執行的工作，尤其是組織的經理。

• 及時發現可能阻礙某個地區活動進行的某些衝突情況。

• 透過明確職位細節和對候選人的期望，促進新員工的加入。

• 為每個職位制定適當的薪資水準。

工作分析方法

進行工作分析的方法有多種，取決於其所涉及的職位類型和領域，這些方法可以單獨使用或組合使用：

• 觀察法。它由最古老的模式組成，不會因其有效性而失去有效性。它是基於透過直接觀察員工工作表現並記錄觀察中的關鍵數據進行的研究。

• 問卷調查法。它包括由專業分析師準備的調查，該調查必須由員工完成。這份問卷經過精心設計，以獲得有關每項工作的具體答案和清晰資訊。

• 面試法。它包含獲取資訊的最通用和最有益的方法，因為它涉及分析師和員工之間的相互互動，他們將能夠同時解決疑慮。在面試之前，分析師會準備一系列問題和主題與員工討論，以免忘記任何重要的一點。

職位描述的要素

職位描述的要素是那些能夠（透過最方便的方法）進行正確分析的要素。主要內容包括：

• 職位的識別。指職位數據，如職位名稱、對應哪個部門或哪個成本中心、需要什麼學歷等。

• 該職位的目標。它指的是該職位預期的最終結果，決定了該職位在組織內存在的理由。

• 該職位在組織架構圖中的位置。它是指職位在組織結構的圖形表示中所佔據的位置。

• 該職位的日常活動。它是指一個人在擔任該職位時必須執行的日常任務的細節。

• 關鍵環節。它指的是與組織內部區域以及與該職位有聯繫的外部代理人的關係，以及這些聯繫的目標。

• 職位的決策。它是指該職位需要做出決策的責任級別，無論是單獨的還是共同的（在這種情況下，必須明確與哪個領域或職位相關）。

• 關鍵績效指標。 KPI源自英文術語KPI（Key Performance Indicator），指的是一種可以讓我們了解績效或績效水準並與職位目標相關的衡量標準（通常以百分比來衡量）。

• 職位內部晉升。它是指在組織內尋找合適的人才來填補空缺。這是鼓勵機構內員工成長的一種方式。

• 崗位所需物資。它是指正確履行職位所需的元素和物理空間的細節，以便人員能夠實現既定目標（例如電腦、辦公桌、手機等）。

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