什麼是行政程序？概念、特徵、階段、 重要性、 範例

行政程序： 一組涵蓋於組織或公司所發展階段或階段的活動與行動。

概念定義

行政流程是指組織或公司中為改善技術、人力及物資資源的使用與分配而發展的各階段或階段所涵蓋的活動與行動。換句話說，它旨在讓組織以最佳方式運用資源，促進其目標與宗旨的實現。

行政程序是連續的，每個階段在後續階段之後進行，沒有一個能存在或單獨進行。當一個階段達到後，另一個階段會進行，依此類推，形成循環。

這個過程起源於亨利·費約爾推廣的經典管理理論，他定義了管理應執行的一些功能，並提出了構成此過程的四個階段（規劃、組織、方向與控制）。這些階段是正確方向所必需的。隨著時間推移，根據新興公司，這個流程會被正面地加入不同的調整。

特徵

行政程序的主要特點如下：

• 它有效地控制和管理所有資源。

• 它由一組介入以達成目標的元素組成，這些目標不僅取決於公司管理者，也取決於周遭人員。

• 任何需要的公司都能使用它，無論它有多少多重特性。

• 它表達了組織或公司的目標與宗旨。

• 透過這個流程，管理層能清楚掌握每一個營運、錯誤與良好決策。

• 它提供了關於他們擁有資源的真實數據。

• 它具有彈性，可能涉及一些相關的變更。

• 這個過程透過將其分類到功能領域，塑造了分工。

• 它包含四個階段，每個階段相互銜接。

• 公司所有部門相互連結以達成目標。

• 它有一段時間，可以觀察所有工程進度。

• 會動用最大、金錢、物資和人力。

階段

為了讓行政程序順利進行，我們必須先實施兩個階段，分別是：

• 機械階段：由規劃與組織組成，其主要特徵是理論或靜態，因為與員工的關係並非因為由少數員工執行而被激發，他們會發展不同的策略、公司的使命與願景等。

• 動態階段：由指揮與控制組成，其主要特徵是動作，因為它整合了操作部分，與人員互動，機械部分被提出，他們將負責執行這些操作。

為確保行政程序正常運作，必須遵守以下步驟：

• 規劃：規劃是研究並確定將採用的目標與策略，必須考慮短期與長期目標。在此過程中，必須能夠識別可能出現的困難，以及如何執行此過程。

• 組織：在組織階段，必須建立一個能促進顯著經濟發展的工作結構。換句話說，規劃中提出的策略必須付諸實行。同樣地，執行任務所需的資源也必須分配。

• 管理階段：此階段亦稱為執行階段，包含執行既定決策、激勵工作團隊，以及實施溝通與監督以達成設定目標。在這個階段，負責領導工作團隊的業務領導者將非常重要。

• 控制：控制是行政程序的最後階段，必須觀察並衡量所取得的結果。此階段必須考慮需要改進的弱點，並識別出做出的良好決策，目標是在下一個行政流程中加以運用。

重要性

行政程序極為重要，因為它構成了任何組織或公司成功的基礎。這種流程直接導致達成所提出的目標，避免即興發揮，並使決策更成功。

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透過行政流程，公司能引導公司邁向未來，協調決策，不僅確定目標，更能有效達成。如此一來，公司能以更高的安全性與較少的混亂方式工作。

其一些最重要的優點包括：

• 基於對公司或組織當前及真實狀況的了解，優化資源。

• 它建立了部門劃分。

• 正確管理與分配所取得資源。

• 釐清公司提出的目標。

• 公司物資與人力資源的運用。

範例

糖果公司內部的行政流程如下：

• 規劃：工作團隊決定生產一種新型糖果，這需要租用150平方米的空間、購買烤箱和攪拌機、聘請符合各種標準的營養師、尋找經銷商，並請會計師分析資本。

• 組織：購買由一個工作團隊負責，Cookie 的製造則由另一個團隊負責。

• 指示：經理下令在一週內製造6,000顆糖果，分發到行銷店。

• 控制：主管會告知經理該流程的優缺點。同時也會進行部分修正並進行品質管控。