什麼是採購單？概念、特徵、元素、 類型 、範例

採購單 ：用於記錄商業作業的商業文件。

概念&定義

採購單是一種商業文件，用來記錄擬執行的商業操作，並透過此文件向賣方索取產品，詳細說明價格、數量、參考資料、日期等。

由於合法性，這類文件用來證明賣方與買方之間的商業連結。

採購訂單允許登記並控制相關各方，因為它們是詳細描述協議內容的文件。如此一來，買方可以透過採購單來證明該文件中所約定的事項已被妥善執行。另一方面，賣方可透過此文件保證所提供的產品與先前訂購的商品相符。

特徵

採購單的主要特徵如下：

• 它讓你能追蹤並記錄約定的操作。

• 它具有法律效力。

• 根據採購訂單類型，當雙方同意連續交貨時，他們可能會向賣方提供保證。

• 它讓您能詳細了解可能的商業操作或特定的商業操作。

• 它為各方提供價格、推薦信等方面的保證。

• 這能節省購買過程的時間。

元素

採購單的主要要素如下：

• 所請求的商品或服務：所要求的商品或服務清單，詳列參考資料、數量與價格。

• 供應商：供應商資料，如組織名稱、姓氏、商業名稱或公司名稱、電話號碼、地址、該國稅務實體前的識別碼（RUT、RFC 等）。

• 客戶：買家資料，如姓名、電話號碼、姓氏、商業名稱或公司名稱等。

• 約會。

• 付款方式：銀行轉帳、現金支付、支票、本票等。

• 配送方式：透過外部組織、地址等方式運送。

• 銷售價值：貨物的單位價值、總價值、稅額、營運總額、運輸價值等。

類型

採購訂單的主要類型如下：

• 開放式採購訂單：當發行人因特定原因決定取消訂單時，其有效期即告失效，例如商品或服務價格高於約定價格、產品無法取得等。

• 協同採購訂單：價格不由供需決定，而是由雙方協議決定。

範例

使用情境

以下是一些明顯使用採購訂單的情況：

• 買方想從供應木工商品的公司購買不同產品，但買方無法親自前往完成交易;因此，你決定發出採購訂單，並將訂單送到商店以補給所需商品。

• 一位客戶向供應商發出採購訂單，要求不同的臉部護理產品，而供應商卻完全按照要求出貨。幾天後，顧客寄來投訴，說他們沒有收到其中一項要求的產品。鑑於此情況，供應商確認訂單依據收到的採購單正確送達，因此客戶的投訴獲得愉快回應，澄清採購單中未包含其申訴中提及的產品。

順序範例

以下是採購訂單的PDF格式範例：